Cómo evitar que tu proyecto de BI pierda impacto

Muchas empresas ya tienen o están adoptando Business Intelligence (BI) para tomar decisiones más informadas, optimizar procesos y mejorar los resultados. Sin embargo, a pesar de utilizar las herramientas adecuadas, algunos proyectos de BI no generan el impacto esperado.

El problema no está en los datos ni en las herramientas, sino en cómo se plantea el proyecto desde el principio. Las herramientas de BI ofrecen grandes oportunidades para mejorar la toma de decisiones, pero su efectividad depende, sobre todo, de cómo se implementen.

En este artículo, exploramos tres errores comunes en proyectos de BI que son evitables y que, si se corrigen a tiempo, pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

1. No involucrar a los usuarios clave

Uno de los errores más frecuentes en los proyectos de BI es no involucrar a los usuarios clave desde el inicio del proceso. Los usuarios clave son aquellos que utilizan los informes para tomar decisiones en su día a día. Si no se entienden sus necesidades y expectativas, el BI se convierte en una herramienta que no aporta valor a la empresa. Sin su implicación, los informes pueden terminar siendo erróneos, lo que genera desconfianza en los datos y rechazo en las herramientas y, en última instancia, el no uso de los dashboards e informes creados.

¿Cuál es la solución?

Asegúrate de que los usuarios clave participen en el diseño y desarrollo del sistema de BI. Deben ser parte de la identificación de los KPIs que consideran importantes y en la definición de los datos que necesitan. Esto garantizará que el sistema de BI esté alineado con las necesidades reales del negocio.

Además, facilitará la expansión del BI en el resto de departamentos de la empresa. No hay mejor recomendación que la interna.

2. Empezar por la herramienta y no por el problema

Otro error frecuente es elegir la herramienta de BI antes de entender el problema que se está intentando resolver. Primero hay que definir claramente los problemas del negocio y los objetivos antes de seleccionar las herramientas que mejor los resuelvan.

En muchos casos, las organizaciones utilizan una herramienta específica debido a su popularidad o por recomendaciones, sin tener claro lo que necesitan. Otras veces la elección viene marcada porque tal o cuál fabricante convence a cierto directivo de usar su herramienta, haciendo que la elección de una herramienta técnica no se haga bajo con criterios técnicos.

Esto puede llevar a soluciones inapropiadas o a la incapacidad de resolver los problemas principales.

¿Cómo resolver este problema?

Antes de seleccionar cualquier herramienta, hay que entender cuál es el problema o la necesidad que se desea resolver. Identificar los objetivos específicos del negocio, los procesos que deben mejorarse y cómo los datos pueden ayudar. Una vez que se tenga claro el “qué” y el “por qué”, será mucho más fácil seleccionar la herramienta de BI que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Y, también, dejar que sean estos criterios técnicos los que guíen la elección de la herramienta.

3. Medir el éxito solo por tener el dashboard en producción

El éxito de un proyecto de BI no se define simplemente por tener un dashboard en producción, sino por el valor real que aporta a la organización. Lo importante es que la solución ayude a optimizar procesos, a tomar mejores decisiones y a obtener mejores resultados. Si el dashboard no ofrece información útil para los usuarios, información utilizada posteriormente para una mejor toma de decisiones, entonces el proyecto no habrá cumplido su objetivo y no habrá generado el impacto deseado.

¿Cómo se soluciona este problema?

Asegúrate de establecer métricas claras para evaluar el impacto real del BI, como la mejora de la eficiencia operativa, la reducción de costos o el aumento de la rentabilidad. Realiza un seguimiento constante después de la implementación para asegurarte de que el sistema está siendo utilizado de manera efectiva.

Consejos Adicionales para el Éxito de tu Proyecto de BI

Aparte de evitar los errores mencionados, aquí te dejamos algunos consejos adicionales para maximizar el impacto de tu proyecto de BI:

• Capacita a los usuarios: Asegúrate de que los usuarios reciban capacitación adecuada sobre cómo interpretar los informes y dashboards. Esto aumentará la confianza y el uso de la herramienta.
• Revisa constantemente: Los objetivos del negocio y las necesidades de los usuarios cambian, por lo que es importante revisar y actualizar los informes regularmente para asegurarse de que siguen siendo relevantes.
• Alinea el BI con la estrategia empresarial: El BI debe estar alineado con la estrategia general de la empresa. Asegúrate de que los informes y dashboards estén diseñados para apoyar la toma de decisiones que impulsen los objetivos estratégicos de la organización.

Conclusión

Los proyectos de BI tienen el potencial de transformar la manera en que las empresas toman decisiones y operan. Involucrar a los usuarios clave, definir primero el problema y medir el éxito en función del impacto real son pasos cruciales para garantizar que el BI cumpla con su propósito de mejorar los procesos y resultados del negocio.

No es lo mismo una empresa capaz de hacer cuadros de mando que una empresa experta en sistemas corporativos de Business Intelligence. Si quieres implantar un nuevo sistema de BI o mejorar el que ya tienes, asegúrate de contar con verdaderos expertos, como Mistral.